Journal de bord - mai 2024
Gérer son temps et ses priorités : trucs & astuces, et réflexion de fond
Bienvenue à tous et à ceux qui nous rejoignent pour cette nouvelle édition !
Ce mois-ci, je vous propose d’aborder un sujet qui est je pense souvent d’actualité pour bon nombre d’entre vous : la question de la gestion de la charge de travail et des priorités.
Comment faire face à l’urgence en permanence, quand les “ASAP” remplacent les “c’est pour hier”?
Comment y voir clair sur ce que nous devons faire quand tout semble prioritaire ?
Alors bien sûr il existe des outils, des astuces que je vais vous partager. Cependant j’ai la conviction que ces outils ne sont utiles qu’avec l’état d’esprit qui va avec.
C’est parti ! 💫💫
temps de lecture approximatif : 6 minutes
Le quotidien des cadres et des managers
Ce sujet est loin d’être anodin.
Dans mon entourage proche, chez mes coachés ou les managers que je croise en formation, tous placent la difficulté à gérer leur charge de travail et leurs priorités comme un réel frein pour se dédier à ce qu’il souhaite mener, entreprendre.
“Je n’ai pas le temps”, prononcé avec impuissance, devient le préfixe malheureux, empêchant de faire tout ce qui compte : me consacrer au management de mon équipe, me poser sur mon évolution professionnelle, prendre du temps pour moi tout simplement.
D’après le 14e baromètre Malakoff Humanis « Santé des salariés et qualité de vie au travail en 2023 », 45 % des salariés déclarent avoir du mal à gérer leurs priorités et 46 % redoutent une surcharge de travail, notamment due au sous-effectif. Les plus touchés sont les managers (54 %), les cadres (54 %) et les moins de 30 ans (52 %).
De quoi parle t’on quand on parle de charge de travail ?
L’Anact (Agence nationale pour l'amélioration des conditions de travail) identifie 3 types de charges : la charge de travail prescrite attribuée à une personne selon les objectifs attendus par le management, la charge de travail réelle, qui correspond aux efforts déployés pour atteindre ces objectifs, auxquels s’ajoutent la gestion des urgences et imprévus, et la charge de travail subjective, la perception qu’une personne a de sa propre charge.
Alors comment fait-on quand on fait face à une charge que l’on juge excessive et des sujets qui semblent tous prioritaires ?
Subir versus choisir
Avant de vous partager des outils et techniques que vous connaissez peut-être déjà, il y a pour moi un sujet essentiel : tous ces trucs et astuces pour optimiser sa charge de travail fonctionnent… à condition d’être dans le bon état d’esprit.
Je pense sincèrement que l’utilisation de ces outils restera vaine tant que vous aurez la sensation de ne pas avoir la main.
Une histoire de sentiment de contrôle
Ce que j’ai pu observer, chez les personnes que j’accompagne, mais aussi chez moi, c’est que tant que vous avez l’impression de subir votre agenda, subir des priorités qui ne sont pas les vôtres, vous vous sentirez impuissants voire stressés : vous aurez le sentiment de vous laisser envahir et il vous sera difficile de faire face à votre charge de travail.
Au contraire, plus vous avez le sentiment d’avoir le pouvoir de décision sur vos actions, plus vous vous sentez serein et plus votre stress diminue.
Cette observation rejoint la notion de locus de contrôle.
Qu’est-ce-que le locus de contrôle ?
Ce concept développé par le psychologue Julian Rotter dans les années 60 revient sur la croyance que nous avons sur notre capacité à maîtriser ou non les évènements qui impactent notre vie.
Un locus de contrôle interne, avoir le sentiment d’avoir le contrôle sur sa vie, est associé à une meilleure gestion du stress et à une charge ressentie moins importante. À l'inverse, un locus de contrôle externe, avoir le sentiment que des forces extérieures contrôlent sa vie, est associé à un stress accru et à une charge plus lourde ressentie.
Pour savoir quel est votre locus de contrôle (plutôt interne ou plutôt externe, il est rare que l’on soit complètement tout l’un ou tout l’autre ; )) vous pouvez réaliser le test ici :
En résumé :
Plus on a l’impression d’avoir le contrôle sur nos actions et ce qui nous impacte, plus nous nous sentons responsable de nos actions et plus nous sommes sereins
À noter toutefois qu’un degré excessif de locus interne n’est pas non plus souhaitable : cela engendre des difficultés à accepter qu’on ne maîtrise pas tout, une tendance à être dur avec soi-même ou encore un excès de contrôle de soi
Alors comment reprendre la main ?
Dans la lignée de ce que j’ai pu déjà vous partager dans les éditions précédentes, en particulier celle-ci, celle-là ou encore celle-là, quelques éléments pour vous permettre de reprendre la main sur votre agenda et votre charge de travail :
Prenez conscience de ce qui compte pour vous afin d’y allouer un maximum votre énergie🔋
Apprenez à dire oui à ce qui compte, ce qui sert vos objectifs prioritaires et non à ce qui vous encombre 💓
Osez fixer vos limites tout en respectant celles des autres 🚫
Influez sur votre locus de contrôle en en prenant conscience et en vous fixant des objectifs atteignables, des premières initiatives pour vous permettre de développer un état d’esprit de responsabilité personnelle ⛳️
Une fois la démarche pour être dans cet état d’esprit positif et responsable enclenchée, voici quelques outils utiles et éprouvés pour gérer sa charge de travail et ses priorités.
Un outil pour prioriser : la matrice d’Eisenhower
Développée à partir d’une citation du 34e président américain Dwight Eisenhower : “« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important », cette matrice permet de distinguer l’urgent de l’important et d’ainsi prioriser ses actions.
Comme indiqué dans la matrice :
Attelez-vous aux actions qui sont urgentes et importantes car prioritaires pour vos objectifs,
Déléguez celles qui sont urgentes mais non importantes, qui ne répondent pas directement à votre objectif ou celui de votre équipe
Planifiez les actions qui sont importantes mais pas encore urgentes
Temporisez ou éliminez celles qui ne sont ni urgentes ni importantes
Je vous partageais déjà cet outil dans le webinaire de janvier et je continue de penser qu’il est très puissant !
Un outil pour organiser et structurer vos semaines : Monday Hour One
Monday Hour One, c’est une heure symbolique en début de semaine pour la planifier non pas en fonction de ce qu’il y a à faire mais en fonction d’un objectif que l’on veut atteindre. C’est peut être une petite nuance mais en terme de responsabilité, elle change tout.
Pour ce faire :
Commencez par faire la liste de ce que vous devez faire sous format to-do puis posez vous cette question :
Qu’est-ce que j’ai envie d’accomplir d’ici la fin de la semaine ? Qu’est-ce que je peux faire cette semaine qui vient servir mon objectif à 1 mois, 90 jours, 1 an ?
Un fois cette étape réalisée, passez sur votre agenda digital ou papier pour positionner des blocs de temps :
Allouez d’abord un bloc de temps par jour pour vous-même :
un temps pour soi où l’on se recharge, un rendez-vous, une séance de sport, un appel à un proche … une fois par jour ☀️Positionnez ensuite un bloc de temps de focus 🌿:
2h minimum dans la semaine qui vont vous permettre d’avancer sur votre objectif, sur ce que vous voulez atteindre : un sujet stratégique, la création d’une nouvelle offre… placez idéalement ce temps de focus sur un créneau que vous savez propice à la productivité (le matin pour certains, en fin de journée pour d’autres… soyons honnête, c’est rarement le créneau après le déjeuner 🙃) et coupez toutes distractions pendant ce créneau.Répartissez ensuite dans votre agenda des blocs de temps pour le travail opérationnel qui va vous permettre d’atteindre votre objectif :
un créneau délimité dans le temps pour chaque actionJetez votre to-do 🚮, normalement, vous n’avez plus qu’à suivre votre agenda !
Rappelez-vous que selon la loi de Parkinson, "le travail augmente jusqu'à occuper la place qui lui est affecté". Plus vous allez laisser du temps pour l’exécution d’une tâche, plus vous mettrez du temps à l’effectuer.
J’avoue en tout humilité ne pas être totalement exemplaire sur le fait de respecter scrupuleusement le temps que j’alloue à une tâche mais pratiquer le Monday Hour One et l’utilisation de bloc de temps m’aide beaucoup à structurer mes semaines depuis que je suis à mon compte !
Un dernier outil pour la route ⚡️
Parce que je sais que selon vos réalités et vos organisations, le nombre de réunions auxquelles vous devez assister chaque jour ou les urgences qui se présentent à vous font qu’il ne vous est pas toujours possible de tranquillement suivre un agenda défini.
Dans ce cas, pour s’assurer d’avoir la main et de ne pas subir votre semaine, je vous invite à vous poser cette question à chaque début de semaine voire chaque jour dans les semaines les plus rythmées :
Où est-ce que je décide d’allouer mon énergie cette semaine / aujourd’hui ?
Et à vous fixer au maximum 3 actions prioritaires. 🌱
“ Qui veut voyager loin ménage sa monture
Buvez, mangez, dormez, et faisons feu qui dure. »
Racine
Il existe évidemment plein d’autres outils, techniques pour optimiser son temps et gérer ses priorités : j’ai fait le choix de vous partager ceux que j’utilise de mon côté.
Et vous, quels outils utilisez-vous au quotidien ? avec quel état d’esprit ? Dites le moi en commentaires !
C’est fini pour aujourd’hui, à la prochaine !✌️
Si cette édition vous a plu, dites le moi avec un ❤️